Archivística, archivo,
documento de archivo... Necesidad de clarificar los conceptos.
Hoy en día la archivistica permite que
los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la
encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin
de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a
la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de
los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las
acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las
sociedades, instituciones y el hombre en general. La importancia de esta
ciencia reposa en la buena administración conservación y disposición de los
archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y para la
historia, ademas de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y
a su vez una identidad nacional ya definida.
Según Schellenberg (1958), un teórico
clásico de la Archivística, esta ciencia "... trata sobre los archivos, su
conservación, administración, clasificación, ordenamiento, interpretación, así
como sobre las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como
fuente para su conocimiento ulterior y servicio público."
Para Delmas (1997) concedero que la
Archivística es la "Ciencia que estudia la génesis y formación de los
conjuntos orgánicos de documentos, que los sitúa en el contexto de su creación;
así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización
y conservación para que se garantice, tanto el ejercicio de derechos e
intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas."
La
archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos
y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha
documentación, se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
La
archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento,
conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los
medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las
nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se
ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado,
y aúnque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas
y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños
archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.
La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia.
En
el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora, así
como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e
internos, su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto,
tan sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto
documental es como tiene sentido científico archivístico. El archivo se puede
destacar como un conjunto de documentos, tomando en cuenta su fecha, forma y
soporte material para el procedimiento de clasificación, organización y guardar
los registros de una organización en forma sistemática para que puedan ser
ubicados con eficacia.
Un documento se puede definir como
algo que contien e información. Material de información o simplemente material
son los términos equivalentes. Un documento o material puede ser: textual, no
textual, publicado o no publicado. Deben ser conservados en un depósito que
reúna las debidas condiciones y donde el conjunto documental pueda recibir el
debido tratamiento técnico de los archiveros y conservadores de la
documentación para, finalmente, ser puesto a disposición de los usuarios.
Es
tan importante este elemento estructural que, en un principio, constituyó la
primera acepción de la palabra archivo como lugar o depósito de conservación de
los documentos: en griego archeion, arca para conservar documentos, de donde en
latín se deriva la definitiva archivum. Ya hemos visto como para el Diccionario
de Terminología Archivística el local constituye una de sus tres acepciones del
concepto; pero para nosotros el depósito documental es algo más importante: es
un elemento imprescindible del concepto total de archivo.
Los
documentos son testimonio e información y pueden ser utilizados como prueba y
como fuente de datos. Pero este valor testimonial científico es algo distinto
al valor informativo, que a simple vista parece confundirse. Todos los
documentos dan noticia de algo, informan sobre algo. Pero sólo el documento de
archivo es fehaciente, auténtico e imparcial. No sólo informa, sino que es
garantía de que el hecho relatado es verdadero y, por lo tanto, constituye testimonio
científico. Ttambién para acreditar los derechos y obligaciones de los
ciudadanos y el documento de archivo es accesible a todos en general, incluso
como garantía de derechos patrimoniales privados.
Desde
el punto de vista de la informatica, es un archivo, pero con determinados
atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con
su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato
para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado
en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite
acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es
mucho más frecuente decirle solamente archivo.
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